Beschlussvorlage - 2020/0415

 

Die Geschäftsordnung des Ortsrates des Gemeindebezirkes Völklingen wird wie nachstehend geändert sowie durch eine Richtlinie für die digitale Ratsarbeit erweitert.

1. I. Einberufung und Tagesordnung

Ergänzung bei Ziffer 2: Die Einberufung erfolgt in Papierform oder durch ein elektronisches Dokument unter Hinweis auf die Unterlagen im Ratsinformations-system der Stadt Völklingen.

Einzelheiten zur digitalen Ratsarbeit legt der Ortsrat in einer besonderen Richtlinie fest.

2 „IX. Niederschrift Ziffer 22“

Änderung:  Der Sitzungsverlauf des Ortsrates ist – soweit kein Ortsratsmitglied widerspricht – auf Tonband oder Audiodatei aufzunehmen. Ist ein Ortsratsmitglied gegen die Verwendung eines Aufnahmegerätes, wird dies bei dessen Ausführungen ausgeschaltet. Die Tonbänder bzw. Audiodateien sind nach der Erstellung und Genehmigung der Niederschrift zu löschen.

3. Folgende Richtlinie wird beschlossen:

Richtlinie für die digitale Ratsarbeit des Ortsrates des Gemeindebezirkes Völklingen

Die Richtlinie für die digitale Ratsarbeit wird gem. Ziffer 2 der Geschäftsordnung des Ortsrates des Gemeindebezirkes Völklingen erlassen. Hierin legt der Rat die Einzelheiten zur digitalen Ratsarbeit fest.

1. Teilnahme an der digitalen Ratsarbeit

Die Teilnahme an der digitalen Ratsarbeit ist für die Ratsmitglieder ab Freischaltung des Systems zum Echtbetrieb in der Gremienarbeit verpflichtend. Für Sitzungen werden grundsätzlich keine Sitzungsunterlagen in Papier zur Verfügung gestellt. Ausnahmen können allenfalls kurzfristig am Tag einer Sitzung freigegebene Unterlagen sein. 

Den Ratsmitgliedern werden sämtliche Unterlagen für die Sitzungen des Ortsrates über das Ratsinformationssystem zur Verfügung gestellt.

Die email-Kommunikation mit der Verwaltung läuft ausschließlich unter der Benutzung des zur Verfügung gestellten städt. Email-Servers.

2. Hardware und Datennetz für die digitale Ratsarbeit

Die Ratsmitglieder erhalten einen Tablet-Rechner zur Nutzung des Ratsinformations-systems.

Eine Weitergabe des Rechners oder der darauf gespeicherten Informationen an Dritte ist nicht zulässig. Bei Verlust oder Diebstahl des iPad ist  unverzüglich der Fachdienst 11 (Verwaltungsmanagement) zu informieren. Bei Diebstahl ist zusätzlich eine Anzeige durch das Ratsmitglied zu erstatten. Die IT-Systemadministratoren sind befugt bei begründeten Gefahrensituationen die Kontrolle über den Tablet-Rechner zu übernehmen.

Veränderungen an der vorgegebenen Systemsteuerung des Tablets sowie an der Software sind nicht zulässig.

Es muss zwingend ein komplexes Passwort zur Verhinderung eines unbefugten Zugriffes auf die Daten des Rechners eingerichtet werden.

In den Sitzungsräumen des Neuen Rathauses sowie in den Fraktionsräumen im Südflügel des Alten Rathauses wird über WLAN der Zugang zum Internet hergestellt. Die Zugangsdaten werden den Ratsmitgliedern mitgeteilt, eine Weitergabe an Dritte ist nicht zulässig.

 

Sachverhalt

 

Gem. Beschluss des Rates wurde das Ratsinformationssystem ALLRIS bereits in der Verwaltung eingeführt. In einer Übergangsphase erfolgte der Sitzungsdienst unter Nutzung des Systems weiterhin per  Papierausdruck.

Die für die elektronische Nutzung des Systems notwendigen Tabletrechner sind mittlerweile ausgehändigt worden und soweit eingerichtet. Es bedarf nur noch der Anpassung der Geschäftsordnung zur rechtssicheren Handhabung und der Verabschiedung einer Richtlinie zur digitalen Ratsarbeit.

Weitere Änderungen sind im Hinblick auf die Nutzung von Audiodateien zur Dokumentation der Niederschriften erforderlich.