Beschlussvorlage - 2018/416-001

Im Rahmen der Gründung einer Zentralen Vergabestelle wird eine zusätzliche Stelle in Besoldungsgruppe A 12 SBesG bzw. Entgeltgruppe 11 TVÖD geschaffen und in dem nächsten, in einem Nachtragshaushalt zu beschließenden Stellenplan, ausgewiesen.

Sachverhalt

 

Die Vorlage stand schon zur Beratung im Hauptausschuss an. Sie wurde in einigen Passagen modifiziert. Zudem ist die Stelle mittlerweile bewertet worden (s. Beschlussentwurf).

Bei der Stadt Völklingen ist die Gründung einer Zentralen Vergabestelle (ZVS) erfor­derlich. Mit der Bildung dieser Organisationseinheit verfolgt die Stadt das Ziel, alle innerhalb der Stadtverwaltung durchzuführenden Vergaben dort zu bündeln und die Beschaffungs­pro­zesse zu optimieren.

Die Bildung der ZVS geht auch einher mit den Anforderungen zur ausschließlich elektronischen Kommunikation in Vergabe­ver­fahren bei EU-weiten Ausschreibungen („E-Vergabe“), die in naher Zukunft auch im unterschwelligen Vergabebereich gelten werden. Der Einsatz eines entsprechenden Vergabemanagementsystems ist nur dann sinnvoll möglich, wenn die Vergaben an einer zentralen Stelle nach ein­heitlichen Standards bearbeitet werden. Völklingen bedient sich eines Vergabemanagementsystems der Staatsanzeiger für Baden-Württemberg GmbH, das der Zweck­verband eGo-Saar auf der Basis einer europaweiten Ausschreibung für beteiligte Kommunen ausgewählt hat und das in einer Zentralen Vergabeplattform im Saarland mündet.

Mit der ZVS soll auch ein Beitrag zur Vorbeugung gegen Korruption sowie zur Ver­einfachung des Vergabeverfahrens geleistet werden. Weitere durch die Bündelung der Beschaffungsprozesse sich ergebende Vorteile sind:

- höhere vergaberechtliche Kompetenz,

- geringerer Schulungsaufwand,

- Fristüberwachung im Vertretungsfall (Urlaub, Krankheit),

- einheitliche Verträge, Standarts, Dokumentation,

- einheitliche Bieterdatei,

- Auswertungen, Controlling, Kennzahlen,

- Zügige Verfahrensabwicklung

Die organisatorische Zuordnung der Zentralen Vergabestelle erfolgt nach eingehender Prüfung mehrerer Varianten und der Abwägung der Rahmenbedingungen grundsätzlich als Stabsstelle direkt bei der Oberbürgermeisterin und wird auch im künftigen Organigramm dort ausgewiesen. Räumlich und mit Anteilen der beiden für die ZVS vorgesehenen Stellen (davon eine Stelle in erster Linie als Vertretung) erfolgt die Anbindung an den Fachdienst 45 – Bauverwaltung, Städtebauförderung.

Die ZVS soll wie folgt personalisiert werden:

1. Leiter/in der ZVS: Es handelt sich um eine zusätzliche Stelle, die zu 75 % Tätigkeiten der ZVS beinhaltet. Die restlichen 25 v. H. umfassen Tätigkeiten in einem bestehenden Sachgebiet des FD 45. 

2. Sachbearbeiter/in, die/der den Leiter/in vertritt, den/die Leiter/in in seiner/ihrer Arbeit unterstützt und ein bestehendes Sachgebiet im Fachdienst 45 in modifizierter Form übernimmt (insoweit keine zusätzliche Stelle!).

Diese Konstellation wurde - siehe obigen Hinweis auf die eingehende Prüfung mehrerer Varianten unter Abwägung der Rahmenbedingungen - gewählt, da eine ausschließliche Ausweisung einer ZVS als reine Stabsstelle mit Leitung und zusätzlicher Stellvertretung für Völklinger Verhältnisse organisatorisch und finanziell nicht darstellbar ist. Die Möglichkeiten der Besetzung unter Nutzung von vorhandenem know how im FD 45 können in der Sitzung mündlich dargelegt werden. Die Stelle der Leitung ist mit BesGr A 12/ EG 11 mittlerweile bewertet. Der Personalrat hat dieser Bewertung noch nicht zugestimmt, da "der Hauptausschuss in seiner Sitzung am 13.03.2018 den Punkt Gründung einer Vergabestelle von der Tagesordnung gestrichen hat". Zudem ist der Personalrat (weiterhin) der Meinung, "dass die Stelle des Leiters der Vergabestelle eine Stelle ist, die nur als Stabsstelle zu installieren ist und nicht zusätzlich einem Fachdienst zugeordnet ist." Dies wird von seiten der Verwaltungsleitung sowie der Fachbereiche 1 und 4 nicht so gesehen. Dem Personalrat wurde dies eingehend erläutert, auch unter Verweis auf die organisatorische Zuordnung der Frauenbeauftragten, die bei direkter Unterstellung beim Oberbürgermeister zu einem geringen Stellenanteil noch ein Sachgebiet beim FD 11 wahrnimmt.

Die ZVS stellt die Einhaltung der Vorschriften des Vergaberechts sowie der Aus­schreibungs- und Vergabegrundsätze der Stadt Völklingen in allen Phasen des Ver­gabeverfahrens sicher. Sie wird für die Vorbereitung, Bearbeitung und Durchführung von europaweiten und nationalen Verfahren sowie von freihändigen Vergaben im formellen Verfahren zuständig sein. Die Abgrenzung der Zuständigkeiten von ZVS, Fachdienst und RPA stellt sich wie folgt dar:

FD = Fachdienst

ZVS = Zentrale Vergabestelle

RPA = Rechnungsprüfungsamt

 

Nr.	Verfahrensschritt	Zuständigkeit
1	Erstellung des Leistungsverzeichnisses	FD
2	Prüfung des Leistungsverzeichnisses auf Plausibilität	ZVS
3	Vorschlagen des Bieterkreises in der erforderlichen Größenordnung	FD
4	Kalkulation der zu erwartenden Auftragshöhe zur Festlegung der Vergabeart	FD
5	Festlegung des Bieterkreises bei Beschränkten Ausschreibungen	ZVS
6	Festsetzung des Submissionstermins	RPA
7	Veröffentlichung der Ausschreibungen (öffentliche Aus­schreibungen), Veranlassung/Ausführung der Bekannt­machungen bei öffentlichen Ausschreibungen, Durchführung von EU-weiten Ausschreibungen/ Teilnahme­wettbewerb	ZVS
8	Erstellung der Verdingungsunterlagen und Bereitstellung auf der Vergabeplattform (öffentliche und beschränkte Aus­schreibung)	ZVS
9	Fachtechnische Auskünfte gegenüber dem Bieter während der Bewerbungsfrist	ZVS im Benehmen mit FD
10	Änderung der Verdingungsunterlagen inkl. aller Vorbemer­kungen wenn erforderlich (nach Bereitstellung durch Fachdienst)	ZVS
11	Durchführung des Submissionstermins durch Verhandlungsleiter(-in) und Schriftführer(-in)	RPA
12	Angebotserfassung und Prüfung der rechnerischen Richtigkeit der Angebote	ZVS
13	Erstellung von Preisspiegeln	ZVS
14	Dokumentation von Submissionen (Verdingungsverhandlung)	RPA
15	Ggf. Aufhebung von Ausschreibungen/Schriftverkehr mit Bietern (in Absprache mit Fachdienst)	ZVS
16	Bearbeitung von Vergabebeschwerden	ZVS
17	Abgabe der Angebote an die Fachdienststelle zur fachlich-technischen Prüfung	ZVS
18	Fachtechnische Prüfung der Angebote	FD
19	Erstellung des Vergabevorschlages und Vorlage an das Rechnungsprüfungsamt	ZVS im Benehmen mit FD
20	Prüfung der Vergabeunterlagen im Rahmen der gesetzlich vorgeschriebenen Regelungen und der „Dienstanweisung Rechnungsprüfungsamt“	ZVS
21	Versenden der Vergabevorgänge an die Fachdienststelle, wenn dem Vergabevorschlag zugestimmt wird	ZVS
22	Erstellung der Beschlussvorlage für den zuständigen Ausschuss	ZVS
23	Erstellung des Auftragsschreibens	ZVS
24	Auftragsabwicklung und Überwachung	FD
25	Fachtechnische Prüfung	FD
26	Preisverhandlung von Nachträgen inkl. Plausibilitätskontrolle	ZVS
27	Plausibilitätskontrolle von Nachträgen in Hinsicht auf Preiskonformität; Übereinstimmung mit der Verdingungs­ordnung und dem Vergabehandbuch, gemäß den geltenden Wertgrenzenregelungen	ZVS
28	Ggf. Erstellung der Beschlussvorlage der Nachträge für den zuständigen Ausschuss	ZVS
29	Erstellung des Nachtragsauftragsschreibens	ZVS
30	Abrechnung/Prüfung der Schlussrechnung	FD/RPA
31	Weiterentwicklung und Pflege gesamtstädtischer Vergabe­richtlinien inkl. eines einheitlichen Formularwesens für die Bereiche VOB, VOL und VOF	ZVS

Weitere Erläuterungen können in der Sitzung gegeben werden.

 

Finanzielle Auswirkungen

 

Kosten entstehen durch die Neuschaffung einer Stelle nach BesGr. A 12 bzw. Entgeltgruppe 11. Die Kosten werden in der Sitzung modifiziert genannt.