Beschlussvorlage - 2018/416

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Beratungsfolge

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Beschlussentwurf

Im Rahmen der Gründung einer Zentralen Vergabestelle wird eine noch zu bewertende, zusätzliche Stelle geschaffen und in den nächsten, in einem Nachtragshaushalt zu beschließenden Stellenplan, ausgewiesen.

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Sachverhalt

 

Bei der Stadt Völklingen ist die Gründung einer Zentralen Vergabestelle (ZVS) erfor­derlich. Mit der Bildung dieser Organisationseinheit verfolgt die Stadt das Ziel, alle innerhalb der Stadtverwaltung durchzuführenden Vergaben dort zu bündeln und die Beschaffungs­pro­zesse zu optimieren.

Die Bildung der ZVS geht auch einher mit den Anforderungen zur ausschließlich elektronischen Kommunikation in Vergabe­ver­fahren bei EU-weiten Ausschreibungen („E-Vergabe“), die in naher Zukunft auch im unterschwelligen Vergabebereich gelten werden. Der Einsatz eines entsprechenden Vergabemanagementsystems ist nur dann sinnvoll möglich, wenn die Vergaben an einer zentralen Stelle nach ein­heitlichen Standards bearbeitet werden. Völklingen bedient sich eines Vergabemanagementsystems der Staatsanzeiger für Baden-Württemberg GmbH, das der Zweck­verband eGo-Saar auf der Basis einer europaweiten Ausschreibung für beteiligte Kommunen ausgewählt hat und das in einer Zentralen Vergabeplattform im Saarland mündet.

Mit der ZVS soll auch ein Beitrag zur Vorbeugung gegen Korruption sowie zur Ver­einfachung des Vergabeverfahrens geleistet werden. Weitere durch die Bündelung der Beschaffungsprozesse sich ergebende Vorteile sind:

- höhere vergaberechtliche Kompetenz,

- geringerer Schulungsaufwand,

- Fristüberwachung im Vertretungsfall (Urlaub, Krankheit),

- einheitliche Verträge, Standarts, Dokumentation,

- einheitliche Bieterdatei,

- Auswertungen, Controlling, Kennzahlen,

- Zügige Verfahrensabwicklung

Die organisatorische Zuordnung erfolgt nach eingehender Prüfung mehrerer Varianten und der Abwägung der Rahmenbedingungen beim Fachdienst 45 – Bauverwaltung, Städtebauförderung. Die ZVS soll wie folgt personalisiert werden:

1. Leiter/in der ZVS (zusätzliche Stelle)

2. Sachbearbeiter/in, die/der den Leiter vertritt, den/die Leiter/in in seiner/ihrer Arbeit unterstützt und ein Sachgebiet im Fachdienst 45 übernimmt (bestehender, modifizierter Arbeitsplatz).

Sowohl Leiter/in als auch Stellvertreter/in sind bei der Erfüllung ihrer Aufgaben im Rahmen der ZVS direkt dem Oberbürgermeister unterstellt.

Die ZVS stellt die Einhaltung der Vorschriften des Vergaberechts sowie der Aus­schreibungs- und Vergabegrundsätze der Stadt Völklingen in allen Phasen des Ver­gabeverfahrens sicher.

Sie wird für die Vorbereitung, Bearbeitung und Durchführung von europaweiten und nationalen Verfahren sowie von freihändigen Vergaben im formellen Verfahren zuständig sein. Die Abgrenzung der Zuständigkeiten von ZVS, Fachamt und RPA stellt sich wie folgt dar:

FD = Fachdienst

ZVS = Zentrale Vergabestelle

RPA = Rechnungsprüfungsamt

 

Nr.

Verfahrensschritt

Zuständigkeit

1

Erstellung des Leistungsverzeichnisses

FD

2

Prüfung des Leistungsverzeichnisses auf Plausibilität

ZVS

3

Vorschlagen des Bieterkreises in der erforderlichen Größenordnung

FD

4

Kalkulation der zu erwartenden Auftragshöhe zur Festlegung der Vergabeart

FD

5

Festlegung des Bieterkreises bei Beschränkten Ausschreibungen

ZVS

6

Festsetzung des Submissionstermins

RPA

7

Veröffentlichung der Ausschreibungen (öffentliche Aus­schreibungen), Veranlassung/Ausführung der Bekannt­machungen bei öffentlichen Ausschreibungen, Durchführung von EU-weiten Ausschreibungen/ Teilnahme­wettbewerb

ZVS

8

Erstellung der Verdingungsunterlagen und Bereitstellung auf der Vergabeplattform (öffentliche und beschränkte Aus­schreibung)

ZVS

9

Fachtechnische Auskünfte gegenüber dem Bieter während der Bewerbungsfrist

ZVS im Benehmen mit FD

10

Änderung der Verdingungsunterlagen inkl. aller Vorbemer­kungen wenn erforderlich (nach Bereitstellung durch Fachdienst)

ZVS

11

Durchführung des Submissionstermins durch Verhandlungsleiter(-in) und Schriftführer(-in)

RPA

12

Angebotserfassung und Prüfung der rechnerischen Richtigkeit der Angebote

ZVS

13

Erstellung von Preisspiegeln

ZVS

14

Dokumentation von Submissionen (Verdingungsverhandlung)

RPA

15

Ggf. Aufhebung von Ausschreibungen/Schriftverkehr mit Bietern (in Absprache mit Fachdienst)

ZVS

16

Bearbeitung von Vergabebeschwerden

ZVS

17

Abgabe der Angebote an die Fachdienststelle zur fachlich-technischen Prüfung

ZVS

18

Fachtechnische Prüfung der Angebote

FD

19

Erstellung des Vergabevorschlages und Vorlage an das Rechnungsprüfungsamt

ZVS im Benehmen mit FD

20

Prüfung der Vergabeunterlagen im Rahmen der gesetzlich vorgeschriebenen Regelungen und der „Dienstanweisung Rechnungsprüfungsamt“

ZVS

21

Versenden der Vergabevorgänge an die Fachdienststelle, wenn dem Vergabevorschlag zugestimmt wird

ZVS

22

Erstellung der Beschlussvorlage für den zuständigen Ausschuss

ZVS

23

Erstellung des Auftragsschreibens

ZVS

24

Auftragsabwicklung und Überwachung

FD

25

Fachtechnische Prüfung

FD

26

Preisverhandlung von Nachträgen inkl. Plausibilitätskontrolle

ZVS

27

Plausibilitätskontrolle von Nachträgen in Hinsicht auf Preiskonformität; Übereinstimmung mit der Verdingungs­ordnung und dem Vergabehandbuch, gemäß den geltenden Wertgrenzenregelungen

ZVS

28

Ggf. Erstellung der Beschlussvorlage der Nachträge für den zuständigen Ausschuss

ZVS

29

Erstellung des Nachtragsauftragsschreibens

ZVS

30

Abrechnung/Prüfung der Schlussrechnung

FD/RPA

31

Weiterentwicklung und Pflege gesamtstädtischer Vergabe­richtlinien inkl. eines einheitlichen Formularwesens für die Bereiche VOB, VOL und VOF

ZVS

Weitere Erläuterungen können in der Sitzung gegeben werden.

 

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Finanzielle Auswirkungen

 

Zusätzliche Kosten entstehen durch Neuschaffung einer neuen, noch zu bewertenden Stelle im gehobenen Dienst.

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