Beschluss

 

Die Geschäftsordnung des Rates der Stadt Völklingen wird wie nachstehend geändert sowie durch eine Richtlinie für die digitale Ratsarbeit erweitert.

1. „I. Einberufung“: Ergänzung bei Ziffer 2: Die Einberufung erfolgt schriftlich oder durch ein elektronisches Dokument unter Hinweis auf die Unterlagen im Ratsinfor­ma­tionssystem der Stadt Völklingen mindes­tens 3 Tage, in der Regel aber 8 Tage vor der Stadtratssitzung. Die Einberufung ist öffentlich bekannt zugeben. In dringenden Fällen kann die Frist bis auf 1 Tag verkürzt werden. Der Ober­bürgermeister/die Oberbürgermeisterin ist verpflichtet, bei Beginn der Sitzung die Dringlichkeit zu begründen. Der Stadtrat entscheidet endgültig, ob die Sitzung durchgeführt oder vertagt werden soll. Einzelheiten zur digitalen Ratsarbeit legt der Rat in einer besonderen Richtlinie fest.

2. „XI. Niederschrift, Ziffer 37“: Ergänzung Absatz 1: Der Sitzungsverlauf des Stadtrates und seiner Ausschüsse ist – soweit kein Stadtratsmitglied widerspricht – auf Tonband oder Audiodatei aufzunehmen. Ist ein Stadtratsmitglied gegen die Verwendung eines Aufnahmegerätes, wird dies bei dessen Ausführungen ausgeschaltet. Die Tonbänder bzw. Audiodateien sind nach der Erstellung und Genehmigung der Niederschrift zu löschen.

Ziffer 37: Wegfall der letzten 4 Absätze. Neuer Absatz: Die Niederschrift wird den Mitunterzeichnern bekanntgegeben. Einwendungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Bekanntgabe dem Oberbürgermeister/der Oberbürgermeisterin unter Darlegung der Änderungsgründe schriftlich mitzuteilen.

3. Folgende Richtlinie wird beschlossen:

Richtlinie für die digitale Ratsarbeit

Die Richtlinie für die digitale Ratsarbeit wird gem. Ziffer 2. der Geschäfts­ordnung des Stadtrates der Mittelstadt Völklingen erlassen. Hierin legt der Rat die Einzelheiten zur digitalen Ratsarbeit fest.

 

1. Teilnahme an der digitalen Ratsarbeit

Die Teilnahme an der digitalen Ratsarbeit ist für die Ratsmitglieder ab Freischaltung des Systems zum Echtbetrieb (in der Gremienarbeit) ver­pflichtend. Für Sitzungen werden grundsätzlich keine Sitzungsunterlagen in Papier zur Verfügung gestellt. Ausnahmen können allenfalls kurzfristig am Tag einer Sitzung freigegebene Unterlagen sein.

Den Ratsmitgliedern werden sämtliche Unterlagen für die Sitzungen des Rates, der Ausschüsse sowie der Ortsräte über das Ratsinformationssystem zur Verfügung gestellt.

Die email-Kommunikation mit der Verwaltung läuft ausschließlich unter der Benutzung des zur Verfügung gestellten städtischen Email-Servers.

Für Mitglieder der Ortsräte erfolgt die Umstellung auf die digitale Ratsarbeit gesondert.

2. Hardware und Datennetz für die digitale Ratsarbeit

Die Ratsmitglieder erhalten einen Tablet-Rechner (Stand Februar 2018: iPad4 der Firma Apple Inc.) zur Nutzung des Ratsinformationssystems (derzeit: ALLRIS der Firma CC e-Gov GmbH).

Eine Weitergabe des Rechners oder der darauf gespeicherten Informationen an Dritte ist nicht zulässig. Bei Verlust oder Diebstahl des iPad ist unverzüglich der Fachdienst 11 (Verwaltungsmanagement) zu informieren. Bei Diebstahl ist zusätzlich eine Anzeige durch das Ratsmitglied zu erstatten. Die IT-Systemadministratoren sind befugt, bei begründeten Gefahrensituationen die Kontrolle über den Tabletrechner zu übernehmen.

Veränderungen an der vorgegebenen Systemsteuerung des Tablets sowie an der Software sind nicht zulässig.

Es muss zwingend ein komplexes Passwort zur Verhinderung eines unbefugten Zugriffes auf die Daten des Rechners eingerichtet werden.

Die den Ratsmitgliedern überlassenen Tablet-Rechner verbleiben im Eigentum der Stadt. Sie sind bei Ausscheiden aus dem Rat sowie bei technisch bedingtem Austausch zurück zugeben.

In den Sitzungsräumen des Neuen Rathauses sowie in den Fraktionsräumen im Südflügel des Alten Rathauses wird über WLAN der Zugang zum Internet hergestellt. Die Zugangsdaten werden den Ratsmitgliedern mitgeteilt; eine Weitergabe an Dritte ist nicht zulässig.